När vi fokuserar blir vi mer produktiva, mindre stressade och kommer lättare in i flow. Samtidigt lever vi i ett samhälle som verkar göra allt för att konstant distrahera oss. Hur gör vi för att hitta och behålla vårt fokus?

Fokus är förmågan att rikta uppmärksamheten mot det vi vill göra och hålla kvar den där. Det låter enkelt, men hjärnan är inte särskilt bra på att ignorera allt som händer omkring oss. Det kan vara människor som pratar, telefoner som ringer eller andra bakgrundsljud. Vi kan också bli avbrutna av en kollega med en snabb fråga eller aviseringar från mejl, teams, företagschat och mobil.

I studier av kontorsarbete har man sett att människor växlar mellan uppgifter och avbryts väldigt ofta, i vissa fältstudier ungefär var tredje minut. Den exakta siffran varierar förstås beroende på arbetsmiljö och uppgifter. Men vår arbetsdag består troligen av fler avbrott och uppgiftsväxlingar än vi själva tänker på. 

Avbrott kostar mer än de sekunder avbrottet tar. När vi blir avbrutna behöver hjärnan först hantera det nya och sedan hitta tillbaka till det vi höll på med. Det gör att vi förlorar tid, energi och möjligheter till ett djupare fokus.

5 frågor om fokus

När jag är ute och föreläser får jag ofta frågor om fokus. Här är svaren på fem av dem!

1. Hur går man snabbt från splittrad till fokuserad?

Vill du fokusera på en lite mer krävande uppgift, men tankarna är överallt och du blir hela tiden distraherad? Det finns några knep att ta till för att kunna gå in i ett fokuserat läge:

• Ta ett beslut! Avsätt en viss tid då du helt och fullt ska fokusera på denna uppgift. Skriv gärna ner exakt vad du vill få gjort.
• Är huvudet fullt av tankar på saker du ska göra sen, skriv ner dem så att du kan släppa taget om dem just nu.
• Stäng ute alla distraktioner som du kan, stäng av mejl, telefon och stäng ner onödiga fönster på datorn. Sitter du i en stökig eller stimmig miljö, stäng ute ljud med hjälp av öronproppar eller hörlurar.
• Ibland behöver man en timer för att hjärnan ska slippa att hela tiden ta beslut om man ska fortsätta jobba, pausa eller byta uppgift. En specialteknik och timer är Pomodoro, som går ut på att arbeta fokusera en viss tid, ofta 25 minuter, för att sedan ta en kort rast, upprepa fyra omgångar och sedan ta en längre paus. Pomodoro finns som app, men man kan använda tekniken med vilken timer som helst.
• Vänta inte på att inspiration och fokus ska komma av sig själv! Både inspiration och fokus kommer först när vi släppt allt annat och börjat komma igång!

2. Kan man träna sitt fokus?

Ja, vi kan träna vårt fokus till viss del. Men det är bra att skilja på två olika saker: att träna upp arbetsminnets kapacitet och att träna sin förmåga att styra uppmärksamheten.

Arbetsminnesträning handlar om att träna hjärnan på att hålla och bearbeta information. Forskning visar att vi kan bli bättre på de uppgifter vi tränar på, men förbättringarna förs inte automatiskt över till helt andra förmågor. (Melby-Lervåg M, Redick TS, Hulme C. Working Memory Training Does Not Improve Performance on Measures of Intelligence or Other Measures of “Far Transfer”)

Därför har vi mest nytta av att träna på att rikta vårt fokus och behålla uppmärksamheten på det vi själva har valt.

Det kan du träna direkt i vardagen. Välj en arbetsuppgift och bestäm dig för att ägna den din fulla uppmärksamhet under en viss tid. När tankarna vandrar, du blir rastlös eller impulsen kommer att kolla telefonen eller mejlen: lägg märke till det och styr lugnt tillbaka fokus till uppgiften.

Du kan prova att ta tid på hur länge du kan arbeta fokuserat och sedan gradvis utöka tiden. Då tränar du vanan att fortsätta med det du har bestämt dig för istället för att följa impulsen att avbryta.

3. Jag har varit utbränd, vad har hänt med mitt arbetsminne?

Efter en stressrelaterad sjukdom är det ofta problem med arbetsminnet som hänger kvar längst. Vad var det jag skulle göra? Vad höll jag på med? Varför gick jag in hit? Vid minsta distraktion tappar man fokus och man blir snabbt trött i hjärnan.

Arbetsminnet brukar återhämta sig, men det kan ta lång tid och hjärnan behöver en balans mellan belastning och återhämtning. Anpassa därför kraven efter dagsformen, ta riktiga pauser och bygg successivt upp längre perioder av koncentration. Sömn, fysisk aktivitet och återhämtning är också viktiga delar av hjärnans förutsättningar för att fungera bra.

Om koncentrations- eller minnesproblemen är uttalade eller kvarstår efter sjukdom eller långvarig stress är det förstås klokt att söka professionell hjälp.

4. Hur kan man hålla fokus i ett öppet kontorslandskap?

Idag arbetar många i öppna kontorslandskap, och det är inte alltid den bästa miljön för koncentration. Forskning visar bland annat att irrelevant bakgrundstal kan störa kognitiv prestation, särskilt när det är möjligt att urskilja vad andra säger. (Haapakangas A, Hongisto V, Liebl A.)

Här är ditt överlevnads-kit för kontorslandskapet!

• Hörselkåpor/öronproppar/hörlurar. Du kanske inte kan ha dem i jämt, men vid vissa arbetsuppgifter är de ovärderliga. De kan användas för tystnad, eller med instrumentell musik eller andra fokusljud. Vissa tycker att ett svagt bakgrundsbrus (till exempel white noise, brown noise och pink noise) gör det lättare att stänga ute störande ljud och komma igång. Effekten varierar mellan personer, så prova dig fram.
• Planera din att-göra-lista efter fokusbehov. Vilka uppgifter kan du göra från din plats? Uppgifter där det är ok, eller till och med trevligt, att bli avbruten, småprata med en kollega, uppmärksamma det som händer och svara i telefon. Och vilka uppgifter ska du avsätta tid för att jobba med i fullständigt fokus, kanske i tyst rum/på annan plats?
• Pausa. Vilken typ av pauser behöver du? Vissa av oss är mer känsliga för störningar än andra. Behöver du ta pauser som vilar hjärnan, som vilar öronen eller återhämtar du dig bäst med en social paus med skratt och småprat?  En kort paus är ofta mer värdefull och tidseffektiv än att sitta kvar och stirra på samma problem när tankarna har fastnat.

5. Vad kan vi göra gemensamt på arbetsplatsen?

Fokus är inte bara en individuell fråga. Om arbetsplatsen är full av mejl, notiser, spontana frågor, möten och människor som hela tiden behöver vara tillgängliga blir det svårt även för den mest disciplinerade att koncentrera sig.

Men det finns mycket vi kan göra tillsammans för att skapa bättre fokus för alla.

• Skapa gemensamma fokustider. Finns det delar av dagen då ni kan komma överens om att inte boka möten och undvika onödiga avbrott? En eller två ostörda timmar kan göra stor skillnad för arbetsuppgifter som kräver koncentration.
• Skapa tydliga signaler för “stör inte just nu”. Hörlurar, en skylt på skrivbordet eller en status i Teams kan signalera att någon behöver arbeta ostört.
• Ha platser för tystnad. I ett öppet kontorslandskap kan ett tyst rum eller en avskild arbetsplats vara ovärderlig när något kräver djup koncentration.
• Gör det lätt att välja rätt arbetsmiljö. Alla arbetsuppgifter kräver inte samma grad av fokus. Fundera på vilka uppgifter som passar bäst i den sociala miljön och vilka som behöver en lugnare plats.
• Prata om avbrott. Alla avbrott är inte onödiga, och ibland behöver vi kunna hjälpa varandra, ställa frågor och bolla spontana idéer. Ju tydligare spelregler man har desto lättare är det att veta när man ställa en fråga och när man bör undvika det.

En arbetsplats behöver naturligtvis också ha utrymme för samtal, samarbete, spontanitet och gemenskap. Målet är inte att alla ska sitta med hörlurar och aldrig prata med varandra. Det handlar om att kunna växla mellan olika lägen: ibland behöver vi samarbeta och vara tillgängliga, ibland behöver vi få stänga dörren (eller ta på hörlurarna) och låta hjärnan arbeta ostört.

I mina föreläsningar brukar jag prata både om hur vi själva kan hjälpa hjärnan att fokusera och om hur vi kan skapa arbetsmiljöer där det blir möjligt att göra det. Läs mer om föreläsningarna nedan!